(Achtung, noch nicht bewertet und ich bin bestimmt nicht der klügste einer aber auch nicht der dümmste
)
Zeit- und Selbstmanagement1. Definition
Zeit- und Selbstmanagement heißt nichts anderes als durch eine gezielte Planung zu mehr Effektivität zu gelangen.
Ein schlechtes Zeitmanagement birgt folgende Gefahren: Berufliche und private Verpflichtungen werden vernachlässigt; Termine werden nicht pünktlich wahrgenommen; Zu spät kommen ist ein Dauerzustand. Beruf und Privates lassen sich schwer miteinander koordinieren. Durch ein optimales Zeitmanagement erleichtern Sie nicht nur sich selbst das (Arbeits-)Leben. Es hilft Ihnen persönlich selbst, die Kommunikation ganz allgemein zu verbessern und noch mehr beruflichen sowie privaten Erfolg zu haben.
2. Funktionsweise
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse kategorisiert Aufgaben gemäß Dringlichkeit und Wichtigkeit. Hierbei werden drei verschieden Klassen unterteilt:
A-Aufgaben – Sehr wichtig oder dringlich
B-Aufgaben – Wichtig oder dringlich
C-Aufgaben – Weniger wichtig oder dringlich
Mit dieser einfachen Methode der Aufgabenkategorisierung wird es ermöglicht Prioritäten zu setzen und das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Ziel ist es den Fokus auf die Aufgaben, welche den größten wirtschaftlichen Nutzen bringen.
Die ABC-Analyse ermöglicht es mit vergleichsweise wenig Aufwand komplexe Probleme anzugehen und sie grafisch darzustellen.
Pareto-Prinzip
Wurde entwickelt vom italienischen Ökonom Vilfredo Frederico Pareto am Anfang des 20. Jahrhunderts. Beruht ursprünglich auf der Annahme, dass 20 % der italienischen Bevölkerung 80 % des Vermögens der Volkswirtschaft besaßen. Diese Annahme wurde dann auch auf andere Lebenslagen übertragen. Dies besagt, dass mit 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit 80 % aller Aufgaben erledigt werden können. Das Bewusstsein für diese Tatsache, ermöglicht es sich vom Gedanken des Perfektionismus zu befreien. Wenn alles zu 100 Prozent erledigt werden soll, dann werden nicht selten aufgrund von Zeitmangel andere wichtige Aufgaben vernachlässigt. Das bewusste Arbeiten mit dieser ermöglicht eine Vielzahl von Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen ohne sich dabei zu „verzetteln“.
Aus dem Pareto-Prinzip ergibt sich folgender Ansatz:
In 100 Prozent der Zeit kann entweder eine Aufgabe zu 100 Prozent erledigt werden oder es können fünf Aufgaben zu jeweils 80 Prozent erledigt werden. Die letzte Möglichkeit schafft also 400 Prozent.
Dieser Ansatz kann mittels der ABC-Analyse noch verfeinert werden, indem die zu erledigenden Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben aufgeschlüsselt werden. Anstatt dem 80/20-Prinzip ergibt sich hieraus ein 65/20/15-Prinzip. Je nach Kategorie der Aufgabe sollte ihr also entsprechend viel Zeit gewidmet werden
Die ALPEN-Methode
Sie wird benutzt um einen realistischen Tagesplan zu erstellen. Mit ihrer Hilfe ist es möglich mit einem Planungsaufwand von 10 Minuten 1 – 2 Stunden einzusparen. Das Akronym Alpen bedeutet:
1. Aufgaben notieren
Bei diesem Punkt wird in Form einer To-Do-Liste ohne Rücksicht auf die Reihenfolge aufgeschrieben, was alles zu erledigen ist. Hierbei muss sich zum Beispiel die Frage gestellt werden, welche neuen Aufgaben hinzugekommen sind, welche periodisch wiederkehrenden Aufgaben zu erledigen sind und welche Aufgaben vom Vortag noch unerledigt geblieben sind.
2. Länge der Aufgaben schätzen
Hierbei muss die anstehende Aufgabe genau geschätzt werden. Es müssen sich Zeitlimits gesetzt werden und die Termine müssen mit genauen Zeiten aufgeschrieben werden.
3. Puffer einplanen
Unvorhergesehne Ereignisse und Probleme sind niemals die Ausnahme, sondern die Regel. Deshalb müssen auch für alle Aufgaben Pufferzeiten eingeplant werden. Hierbei kann man sich an die 60/20/20-Regel halten. 60 Prozent der Zeit wird für die eigentliche Aufgabe benutzt, 20 Prozent für Unerwartetes und 20 Prozent für spontane Aktivitäten. Auch muss auf den eigenen Biorhythmus und auf genügend Pausen geachtet werden.
4. Entscheidungen für Prioritäten setzen
Alle Arbeiten müssen realistisch eingeschätzt werden, ob sie auch in der vorgegebenen Zeit machbar sind. Es müssen immer Prioritäten gesetzt werden, das heißt, es muss rigoros zusammengestrichen oder gekürzt werden, dort wo die sich Aufwand und Nutzen in einem schlechten Verhältnis gegenüberstehen. Aufgaben müssen kategorisiert werden und gemäß Wichtigkeit und Dringlichkeit abgearbeitet oder verworfen werden (siehe ABC-Analyse).
5. Nachkontrolle
Die Nachkontrolle soll zum Selbstmanagement dienen, damit Fehler in der Zeitplanung korrigiert werden können und die Zeitplanung beim nächsten Mal optimiert wird. Hierbei werden sich die Fragen gestellt, ob man mit der Zeitplanung zurechtgekommen ist oder ob Aufgaben unerledigt geblieben sind. Diese werden entweder am nächsten Tag wieder in die Agenda aufgenommen oder gestrichen. Am Abend wird dann die Planung für den nächsten Tag erstellt, um sich unterbewusst schon auf den Tag vorzubereiten.
Mit der ALPEN-Methode kann auch eine Wochenplanung erstellt werden. Unter Berücksichtigung von Terminen und privaten Projekten wird so systematisch ein Projekt geplant. In dieser Planung werden vor allem die Punkte genannt, die besonders wichtig sind. Auch ein Ruhetag muss einplant werden, um sich Freunden und Familie zu widmen.
Eisenhower-Methode
Mithilfe der Eisenhower-Methode werden Aufgaben ebenfalls kategorisiert. Sie erhält seinen Namen nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der diese Methode praktiziert und gelehrt hat. Sie ist vom Grundprinzip ähnlich der ABC-Analyse, jedoch komplexer. Es gibt vier Kriterien, welche gemäß Wichtigkeit und Dringlichkeit in einer Matrix (siehe Abbildung) veranschaulicht werden. Diese Matrix sagt aus, wann die jeweilige Aufgabe von wem erledigt wird.
A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie müssen sofort selbst erledigt werden.
B-Aufgaben sind nicht dringend aber wichtig. Sie müssen terminiert und selbst erledigt werden.
C-Aufgaben sind nicht wichtig, jedoch dringend. Sie werden delegiert.
D-Aufgaben landen im Papierkorb, denn sie sind weder dringend noch wichtig.
Die SMART-Methode
Entwickelt nach Seiwert dient dazu Ziele aufzuschreiben, zu formulieren und zu definieren. Der Begriff SMART ist ein Akronym, dessen Buchstaben die Bedingungen für erfolgreiche Zielsetzungen in privaten und beruflichen Projekten darstellen.
Specific (Spezifisch – konkret, eindeutig)
Ziele müssen eindeutig und präzise formuliert werden. Außerdem sollten sie auf Teilaufgaben (Meilensteine) heruntergebrochen werden. Falls nur schwammige Ziele formuliert werden, lässt sich später der Erfolg nicht kontrollieren.
Measurable (Messbar - überprüfbar)
Alle Ziele, die formuliert werden, müssen messbar sein, damit sich später der Erfolg kontrollieren lässt.
Accepted / Achievable (Anspruchsvoll – Ansatzpunkt zur positiven Veränderung)
Alle formulierten Ziele müssen erreichbar sein und auch bei einem Blick in die Zukunft muss sich der Zielsetzer vorstellen können, wie es wäre, wenn er sein Ziel schon erreicht hätte.
Realistic (Realistisch – hochgesteckt, aber erreichbar)
Ziele müssen so formuliert werden, dass sie auch erreicht werden können. Eine zu hohe Zielsetzung kann sowieso nicht erreicht werden und wird zwangsläufig zum Misserfolg führen, aber andererseits darf die Messlatte auch nicht zu niedrig angesetzt werden, da ansonsten die Motivation fehlt, sich für seine Ziele auch entsprechend anzustrengen.
Timely (Terminierbar – erreichbar zu einem festgelegten Zeitpunkt)
Ziele müssen terminierbar sein. Jede Ziel und jedes Zwischenziel braucht einen festen Start- und Endzeitpunkt. Außerdem müssen Pufferzeiten eingeplant werden, da Verzögerungen nicht die Ausnahme, sondern die Regel bilden.
3. Kritische Würdigung
ABC-Analyse
Es ist es möglich, dass Aufgaben „zu einfach“ kategorisiert werden. Viele Dinge sind wesentlich komplexer, als dass man sie in nur drei Schubladen einordnen könne. Für eine gute Kategorisierung werden konsistente Daten benötigt.
Pareto-Prinzip
Durch das Setzen von Prioritäten und das bewusste Weglassen von perfektionistischen Aufgaben wird die Arbeitsproduktivität im günstigsten Fall also vervierfacht.
ALPEN-Methode
Bei der Aufgabenzeiteinschätzung kann aufgrund fehlender Erfahrung es gerade am Anfang zu Fehleinschätzungen kommen, welche aber im Laufe der Zeit durch ein genaues Zeitprotokoll korrigiert werden können.
Eisenhower-Methode
Diese Methode funktioniert sehr zuverlässig, jedoch werden hier vehement Aufgaben die der Kategorie D nicht bearbeitet, also ist eine genaue Einschätzung der Aufgaben zu den Kategorien wichtig.
SMART-Methode
Diese Methode ist das beste Werkzeug um zu erkennen ob ein Ziel vernünftig definiert ist, oder ob man nochmal genau prüfen sollte ob eine Überarbeitung der Zielsetzung notwendig ist.
Wenn die Zielsetzungen ständiger Kontrolle auf Erfolg und Misserfolg unterliegen, z. B. Tages- und Wochenkontrollen, dann steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit der Projekte erheblich.